会社を休む時の連絡ってなかなかしにくいですよね。

とはいえ、やむを得ない事情で休むこともあるかと思います。

 

風邪や突然の体調不良で休む場合、会社への連絡はそのようにすればいいのでしょうか?

言いづらい当日欠勤する連絡のタイミングや時間など勤怠マナーについてご紹介します。

 

職場独自のルールがあるかも?勤怠マナーを調べておこう

会社を休む時にはやむを得ない事情があるものですが、体調が悪くても、ほかの緊急の事情があったとしても会社に連絡する必要があります。

 

社会人のビジネスマナーとしての欠勤の連絡の基本は「電話連絡」です。メールは一方通行の連絡手段です。

 

相手の都合や気持ちに関係なく、こちらの用件だけ伝えてしまうので重要な連絡には不向きです。

 

最近は社員の勤怠管理をメールやグループウェアで行っている会社もあります。

会社のルールの従って連絡をしましょう。

 

ですが、どんな企業でも欠勤連絡の基本は「電話」です。

 

電話でしっかりと自分の状況を連絡して休みの許可をもらいましょう。

あなたが仕事を休んだとしても会社は休んでいません。

自分の任された仕事がきちんと遂行されるように必要な連絡を必要な人にすることがマナーになります。

 

欠勤の連絡をするだけではなく、引継ぎをお願いしたい人には必要なことについて連絡をし、取引先にも必要なら連絡を入れることが大切です。

内容が複雑なら電話で連絡後にメールで詳細を送ると親切です。

 

電話するタイミング

会社を休むことは仕方ないことですが、ではいつ電話をするべきでしょうか。

それは「上司の出勤してすぐ」です。電話をかける相手は「直属の上司」です。

 

会社に直接電話して取り次いでもらうか、もしくは上司の携帯電話に直接連絡するようにしましょう。

直属の上司に連絡する理由は、上司があなたの管理責任を負い、必要に応じて仕事の調整や穴埋めをするためです。

同僚や後輩は欠勤について周囲に報告できたとしてもあなたの業務の必要な調整を行う事ができません。

 

 

上司がいつ来るか分からない場合や連絡が取れない場合は先輩や他部署の管理職に相談して指示を仰ぎます。

もしくは、上司に次ぐ立場の人に口頭で伝えて、上司宛にメールを送りましょう。

その後改めて上司に電話をかけなおすと良いです。

 

 

電話をかけるタイミングは「始業時間の15分前に電話」です。

15分前には出社している人も多いはずです。始業時間を過ぎてからの電話は無断欠勤やマナー違反になります。

 

 

また、始業後だと朝のミーティングや業務が始まっているのですぐに対応できない場合があります。

そして、業務の引継ぎや調整が必要になった場合、調整が難航し、忙しい上司の仕事をさらに増やすことにもなりかねません。

 

 

自分ではなく家族の体調不良で会社を休むこともあるかもしれません。

その場合は早めに連絡しましょう。

 

前日にわかっている場合は「もしかしたら、明日の午前中イオどもを病院に連れていくために休みをもらうお願いをするかもしれません」と伝えておいても構いません。

事前に連絡することで上司はあなたが欠勤した場合を想定できます。

 

電話で相手に伝えるべきこととは

会社を休む理由がどんな内容であっても、あなたは休む側の立場であることを忘れてはいけません。

 

「体調が悪い」と出来るだけ手短に済ませたい気持ちもわかりますが、「体調が悪いので休みます」と伝えるだけでは配慮が足りないと思われてしまいます。

 

電話で相手に伝えるポイントが3つあります。

 

①「配慮・謝罪」

②「理由は明確に」

③「伺いを立てる」

 

欠勤の際には「体調不良のため」「身内が危篤になり」など欠勤の理由は必ず伝えるようにしましょう。

 

 

上司はあなたのことを心配しています。

その為、「知られたくない」「心配をかけたくない」という理由で自分の状態や症状を知らせないことは無責任です。

 

休みの電話一つでも上司からの印象が大きく変わります。

「休みを取らせてもいいですか?」と相談するように話すと良いです。

 

 

〈電話で休む連絡 例文〉

「おはようございます。○○(自分の名前)です。

ご多用のところ誠に申し訳ございません。

 

昨晩から風邪気味で夜間にかけて熱が出てしまいました。

病院で診察を受けたいのでお休みを頂いてもよろしいでしょうか?

 

明日出社できるかは、診察を受けた後に連絡致します。本当に申し訳ありません。

それでは失礼致します。」

 

 

「おはようございます。○○です。××課長はいらっしゃいますか?

急で申し訳ありませんが、本日は体調不良のためお休みを頂いてもよろしいでしょうか?

ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

明日には出社できると思います。それでは失礼します。」

 

 

〈メールで休む連絡 例文〉

件名:欠勤連絡
本文:○○さん、おはようございます。

本日、体調不良のためお休みを頂けませんでしょうか。

ただの風邪だとは思いますが、インフルエンザが流行していますし、病院で検査を受けようと思います。

普段から体調管理には気を使っていましたが至らず、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません。

もしもなにかございましたら、123-4567-8900までご連絡ください。

病院から帰りましたらまた連絡させて頂きます。何卒、よろしくお願い申し上げます。

 

【経過連絡も大切】

欠勤連絡をした後は、必ずその後の経過についても連絡するようにしてください。

 

例えば熱が出た休んだ場合、次の日は出社できるのか、その後病院に行ってインフルエンザが判明したなど状況の変化があった場合は適時連絡するようにしてください。

 

報告の内容によって上司はその日だけ業務の調整が必要なのか、その後数日に調節する必要があるのかを検討することができるようになります。

 

上司は部下の健康管理も仕事の1つです。

「仕事は調節できるから明日いっぱいやゆっくり休みなさい」と指示をくれる場合もあります。

 

【出社したらお詫びを】

体調が良くなり出社したら、上司や周りの人に急に休みを頂いたお詫びをしましょう。

あなたが休んだことで誰かが代わりにフォローしてくれたかもしれません。

 

きちんとお礼とお詫びを伝えることであなたの信頼も上がります。

いつもよりも早めに出勤し、休んだ日にするはずだった仕事の準備をすることも大切です。

 

まとめ

・どんな企業でも欠勤連絡の基本は「電話」です。自分の状況を連絡して休みの許可をもらいましょう。

・上司が出勤してすぐに、上司に直接伝えましょう。就業時間の15分前がベストです。

・欠勤の際には「体調不良のため」「身内が危篤になり」など理由は必ず伝えて、経過連絡も忘れずに行いましょう。

 

 

急な欠勤は迷惑をかける可能性があるので出来れば避けたいですよね。

日頃から気軽に助け合える人間関係を築いておくと、いざという時に役に立ちます。

マナーを守って休みをもらいましょう。