メールを無視する人の心理を知って、仕事を円滑に進めよう！

同じ会社内、部署内、または取引先などでメールのやり取りをしているという人は多いと思います。

仕事の依頼や、確認、注文、問い合わせなど、内容は様々です。

「送ったメールの返信がないと、仕事が進まない。」

なんてこともよくあるのではないでしょうか？

3日以内、1週間以内、など日にちに余裕がある時はいいですが、今日中に、など急ぎの時には、特に困ってしまいますね。

どうして無視されてしまうのか？本当に無視しているのか？心理を考えてみる

では、メールをもらった側はなぜ返信しない、つまり無視してしまうのでしょうか。そもそも本当に無視なのでしょうか？

考えられる理由はいくつかあります。

・特に大きな理由はないが、基本的に返信が遅い。

これはその人の性格になりますが、確認しても、「後で手が空いた時に～」と後回しにしてしまう場合です。

最悪の場合、そのまますっかり忘れてさらに返信が遅れてしまうということもあるかもしれません。この場合だと、本人には無視しているという気持ちがないので、少々厄介です。

・送った側の緊急性を感じず、後でもいいと解釈している場合。

メールの文面にもよりますが、いつまでに、という期限や、急ぎという内容がないと、すぐの返信でなくても問題ないだろうと、後回しにしている場合です。

・メールの文章がわかりにくい。

メールの文章がわかりにくく、受け取った人が、何をどうしたらいいのかわからないということもあるかもしれません。

文章の解読に時間がかかっている、または考えるのが面倒臭くなり、後回しにしているなんてこともあるかしれません。

・メールが長いので読む気にならない。

メールが長く、読むのも嫌だ…と思われていることもあります。

どうしても、短く、簡単な返信で済むものから…と長文メールは嫌煙されてしまいます。

・メール自体を見ていない。

会議や接待、打ち合わせなどで席を外しており、メール自体を確認できていないこともあるかもしれません。

こうして考えると、仕事のメールを故意に無視するということは考えづらいので、何らかの理由があるか、もしくは無視しているという意識がないことの方が多いかもしれません。

自分も無視していない？メールを返せない時あるある

実際に送信した側で、相手からの返信がなく、焦り、困ることがあったという人でも、反対に、自分も相手に同じように「無視されているのでは？」と思われていることも考えられます。

どんな時にメールが返せないか考えてみてください。

・他の仕事をしていて時間が空かない時。

パソコンを使っている時なら、ついでに確認し、すぐに返信することは十分可能です。しかし、会議や、お客さんの対応、電話や現場に出ている時には「メールが来ているかも」と思っていても確認、返信することは難しいです。

・確認したと同時に上司に呼ばれる。

受信したメールを確認し、返信文を考えている、打っている時に、上司に呼ばれる、などで中断せざるを得ない場合です。このメールだけ！と言える上司や雰囲気の会社なら特に問題はありませんが、私の勤めていた会社では難しいところが多いです。

・面倒くさいメールの時。

仕事なので、こんなことを言っていてはいけないとは思いますが、長文メールだと重要なことはどこか、何を求められているのかを読み取ることから始まります。そして、その内容を理解したうえで、返信内容を考えるので、正直面倒に感じることもあり、時間のある時に…余裕のある時に…に後回しにしてしまうことがあります。

・メールが来ていることに気が付いていない。

単純にメールが来ていることに気が付いていないということも割とあります…。確認しているつもりでも、見落としてしまっていたということもあります。

返信がなく困ることも多いですが、こう考えると、もしかして同じように相手も困らせていたのかな？と思う部分が多いことはありませんか？

もちろん自分では無視している気持ちは一切ないと思いますので、気を付けなければいけませんね。

どうしてもメールを返してほしい時の催促文をご紹介

メールをすぐに返信してほしい場合には、「今日中に」や「○時までに」というように、いつまでに返信がほしいことを具体的に伝えることが大切です。

また、やり取りの中で急ぎであることをはじめから伝えておくことで、なるべくメールをこまめに確認してもらえるような状況にしておくことも効果があると思います。

そうした対策をした中でも、どうしても返信が遅れることがあると思います。

そうなったときに、催促する場合、おススメの文面を一つご紹介します。

お世話になっています。
○○会社の田中です。
10日にメールでお送りした、御申込書のご返送をお願いしておりましたが、ご確認いただけたでしょうか。
15日までに、発注しないとご指示の納期に間に合わない可能性がございます。念のため御申込書を再送いたしますので、ご確認後、14日までにご返送をお願いします。

 

いつ送ったメールなのか、返信がないとどうなるのか、具体的にいつまでに返信してほしいのかということを簡潔にまとめる必要があります。

普段からメールをこまめに返信し、お互いに気分よく、円滑に仕事を進めたいものですね。