仕事が中々終わらなくて残業祭り。

でも、政府が残業時間を減らすように企業に呼び掛けているので、それに伴って会社も残業時間を減らすために、なるべく定時に帰るように呼び掛けられている会社員多いんですよね。

 

残業できないとなると、持ち帰って仕事をこなす会社員もいるんだとか…。

それは心身ともに良くないです。

 

なぜ仕事が終わらないのか、行動を見直したり、仕事が早く終わる人を参考に仕事をする必要がありそうです。

仕事を早く終わらせるための対処方法をご紹介します。

また、今回は仕事をうまく断る方法についてもご紹介します。

なぜ仕事が終わらないのか

・余裕を持って時間を計算していない

もしかすると、余裕を持って時間を計算していないのでないでしょうか。

仕事は1つのことをこなすのだったら、そこまで大変ではないかもしれませんし、時間内に終わらせることもできます。

 

しかし、時間に余裕を持って時間配分をしていないと、仕事は終わりません。

 

例えば「この仕事は何時間で片付けて、この仕事は何時間で片付ける」と完璧に思える計画を練ったとしても、他にも仕事が舞い込んでくる可能性があります。

 

メールのチェックや電話応対などのこまごまとした仕事もあるはずです。

そういった仕事が入ってきたときに、元あったスケジュールが崩れ、仕事が終わらない原因となってしまうんですよね。

 

・効率が悪くなっている

仕事が終わらない⇒必死になって残業する⇒疲労困憊(ひろうこんぱい)⇒次の日の仕事に支障が出る。

この繰り返しですっと、休日にしっかり休んでいたとしても中々疲れが取れず、頭が働かない中で仕事をするので仕事の効率が悪くなり、無限ループなんですよね。

 

仕事が終わらないと言う人の行動5選

その1:ついスマホを確認してしまう

仕事が終わらない人の行動は、ついスマホを確認してしまうことです。

仕事中にスマホを確認することをNGとしている会社も中にはありますが、仕事用のスマホもあるので、それなら利用できますよね。

 

仕事中にスマホを確認してしまう人は、ちょっとメールが入っただけで確認してしまうですよね。

大事な連絡は、基本的に電話だと思うので、メールの場合には少しくらいは時間を置いての返信でも大丈夫です。

 

 

その2:仕事を自分だけで終わらせようとする

仕事が終わらない人の行動は、仕事を自分だけで終わらそうとしてしまいがちです。

あなたしかできないような仕事なら仕方がないのですが、他の人もできるような仕事なら、協力してもらいましょう。

それで、いずれあなたができる仕事があなたに振られたとしても、快く受け入れられると思います。

 

その3:仕事を後回しにする

仕事が終わらない人の行動は、仕事を後回しにすることです。

仕事、ついつい後回しにしたい気持ち、わかります。

ただ、その仕事、どこかしらに手を付けてしまえば、この先「これはやりかけの仕事だ」と記憶に残るので、さっさと片付けたくなりますよね。

 

また「この仕事は、あとこれをするだけで終わる」と思えれば気持ち的に楽にもなりますよね。

 

その4:完璧主義

仕事が終わらない人の行動は、完璧主義です。
仕事を全てを完璧にしてしまう人、いますよね。

仕事には重要度があり、少しくらい手を抜いても大丈夫な仕事もありますよ。

 

その5:整理整頓していない

仕事が終わらない人の行動は、整理整頓していないことです。
整理整頓して入れば、机の上の仕事が終わりやすいので、効率よく仕事を終えることができます。

しかし、整理整頓は時間の無駄だと思って、やっていない人に限って仕事が終わらないことが多いんですよね。

 

仕事の早い人・遅い人の違いとは

・仕事の進捗管理ができる

仕事が早い人と遅い人の違いは、仕事の進捗管理ができるかできないかです。

進捗状況を定期的に上司に報告し、かなり時間がかかっているようであれば、上司に「このままだと期限までに間に合わなさそうだから、他の仕事にうつってくれる?」と指示を出すことができ、いつまでも終わらない仕事をせずに済むんですよね。

 

・仕事をお願いすることへの考え方

仕事が早い人と遅い人の違いでは、仕事を他の人に対してお願いすることに対して考え方が異なります。

終わらなさそうな仕事を人に頼んだら「自分はこんなこともできないと思われそうだな」と思ってしまい、中々仕事をお願いすることに対して消極的に考えてしまうんですよね。

 

仕事を効率よく進めるために大切なこと

・時間を区切り余裕を持つ

仕事を効率よく進めるためには、時間を区切り余裕を持つことが大切です。
ずーっと仕事をしているのは無理です。

早く仕事を終わらせたい気持ちは分かります。
しかし、人間は集中力がずっと持つわけではないので、ある程度の時間仕事をしたらトイレで数分休憩したり飲み物を飲んだり、目を休めたりすることが大事です。

 

・適度に周りを綺麗にする

仕事を効率よく進めるためには、適度に周りを綺麗にすることが大切です。
完璧に綺麗にすることはストレスとなりそうですが、適度に「この書類はのスペースに」「これは大まかにこの場所に」と適度に綺麗になるように心がけるだけで、残っている仕事を把握しやすいですし、気分が良くなりますよね。

 

時には仕事を断ることも大切

断ることは悪いことではない

時には仕事を断りましょう。

仕事を断ることは悪いことではありません。
自分ができない量の仕事を「できます!」といって引き受ける方が、上司としては困ります。

特に引き受けたにもかかわらず、「やっぱり終わりません」と納期直前に申告される方が迷惑です。

 

断り上手になろう

断り上手になれば、仕事を断られても嫌な気はしないはずです。

「無理です」と言われたら上司の方も「あ、そうか」と思いますよね。

 

例えばですが、こんな感じに断ってみてはどうでしょうか。

「申し訳ありません。
ただいま、部長に頼まれた仕事をしておりますので手が離せない状況でございます。
〇曜日の〇時まででよければお引き受けできます」

という感じです。

僕も、こういう断り方をしていたので、上司からはあ「はっきりしていて分かりやすい」とほめてもらうことが何度かありました。

 

まとめ

・余裕を持って時間を計算していない結果、疲れてしまって効率が悪くなっている

・ついスマホを確認、自分だけで完璧に仕事を終わらせようとしたり、仕事を後回しにしたりしてしまうのは、仕事が終わらない典型的な例

・仕事が早い人は進捗状況の管理が得意で、時間がかかりそうな仕事に関しては別の人に仕事をお願いするようにしている

・仕事を効率よく終わらせるには時間に余裕を持って計画を立て、整理整頓

・仕事を断ることも大事なので断り方を考えておくべき

 

仕事が終わらない理由や行動、仕事を早く終わらせられる人の共通点、上手な断り方などをご紹介しました。

 

今回ご紹介したことは、メモしていつでも見られるようにしておくと、良いかと思います。

お仕事を効率よく終わらせることは大変かと思いますが、ぜひ仕事を終わらせ、プライベートを充実させること、頑張ってくださいね。